La administración de los recursos humanos es una de las actividades que más riesgos legales tiene para la empresa y que por tanto, al no ser atendida por profesionales con la experiencia y seriedad necesaria pueden afectar las operaciones.
Durante los pasados 10 años trabajando de la mano con emprendedores, empresarios y dueños de micro, pequeñas y medianas empresas; he visto como algunas de ellas incluso han estado a punto de desaparecer al no poder asumir todas las multas, penalidades y demandas recibidas por el pobre cumplimiento legal para con las leyes laborales.
A continuación le presentamos 5 asuntos que deben tratarse con seriedad al momento de administrar el capital humano de una empresa.
1. Desconocimiento de las leyes: Muchos empresarios piensan que por el hecho de tener una pequeña a o mediana empresa la legislación laboral no les aplica. FALSO!!! En Puerto Rico la mayoría de las leyes laborales le aplican en su totalidad o parcialmente a las micro, pequeñas y medianas empresas, y el desconocerlas no les exime de su cumplimiento. Mi recomendación siempre a los emprendedores es que en el proceso del plan de negocio y desarrollo de la empresa tienen que investigar según su tipo de negocio que leyes están vigentes y les aplicará, tanto a nivel federal como estatal.
2. Contratando empleados: El error más común al momento de contratar un empleado es no completarle un contrato escrito. NUNCA! un empleado debe comenzar a trabajar sin haberle completado el contrato, lo que le evitara a la empresa muchos dolores de cabeza en el futuro. Si usted no tiene el conocimiento para preparar un contrato busque un consultor de recursos humanos o un abogado que le ayude. Recuerde que el contrato es un documento legal que obliga a ambas partes y debe ser hecho a la par con la necesidad de la empresa.
3. Clasificación del empleado y forma de pago: Ante lo oneroso que puede ser en el aspecto económico contratar un empleado y junto a la falta de conocimiento, muchas empresas clasifican a los empleados como contratistas y les pagan como típicamente les llamamos “por servicios profesionales”. Es importante saber, que NO TODOS los tipos de trabajos pueden ser clasificados de esta manera. Cuando clasificamos de forma incorrecta a un empleado y lo llamamos contratista la empresa está evadiendo pagar las aportaciones al Seguro Social, el pago de beneficios como vacaciones, enfermedad y bono de navidad entre otros. Lo cual pone en riesgo de multas y acciones legales a la empresa a nivel estatal y federal.
4. Evadir el pago de seguros mandatorios en ley: Por aquello de “ahorrarse un dinerito” muchos patronos no cumplen con el registro y pago de pólizas como el Fondo del Seguro del Estado (FSE) y SINOT. De estos es el FSE el que mayores consecuencias puede tener para la empresa de no pagarlo. Cuando una empresa paga al día su póliza de FSE tiene inmunidad patronal en caso de que sus empleados se accidenten o enfermen en actividades relacionadas al empleo. Cuando un patrono no paga su póliza de FSE se considera un patrono no asegurado y responde legalmente en su carácter civil por cualquier daño, enfermedad accidente entre otros.
5. Despidos: En Puerto Rico, para usted poder despedir a un empleado debe tener una “justa causa” o es decir una razón válida. Y no basta con tenerla, tiene que poder demostrarla, de lo contrario el estado le impondrá una multa a favor del empleado despedido que se le conoce como “ la mesada” . A diferencia de otros países y estados de los EUA no existe el “employment at will” en el que cualquiera de las partes puede romper la relación sin responsabilidad, siempre y cuando no existía un contrato expreso. Nuevamente por eso, la importancia que tienen los contratos, los manuales de empleados y la disciplina progresiva. Para que tenga una idea, el pago de mesada para un empleado a salario mínimo que ni siquiera lleva un año en el empleo es de $2,803.00!!!
En resumen, ser un patrono, aun cuando tenemos una pequeña o mediana empresa; conlleva responsabilidades legales que no se puede ignorar y que pueden poner en riesgo a su empresa. Si usted no tiene el conocimiento especializado o no está seguro de estar actuando de la manera correcta busque a los expertos .