La importancia del Manual del Empleo para las pequeñas y medianas empresas

Liderar y dirigir personal es sin duda una tarea de muchos retos y grandes satisfacciones; todos las personas somos irrepetibles y únicas, y aquellos que gustan de trabajar con el recurso humano de la empresa sin duda dirán que la parte de la disciplina es la mas ardua en este proceso.

La palabra “Disciplina” según la Real Academia de la Lengua Española implica: instrucción de una persona, especialmente; arte, facultad o ciencia: observancia de las leyes y ordenamientos de la profesión. Para la empresa la disciplina es la garantía de que los procesos organizacionales lleguen a darse según se ha establecido.

Un Manual del Empleado, es una guía operacional donde se recogen las normas, políticas y procedimientos de una empresa, con el propósito de servir de referencia a sus empleados durante su curso o permanencia en la organización.

¿Desde cuando debe tener una empresa un Manual del Empleado?

Una empresa debe tener su propio Manual del Empleado desde el momento que contemple tener el primer empleado. Es justa mente en este manual donde la empresa establece su relación como patrono con sus empleados. Además de proteger a la empresa legalmente, este manual establece cuales van a ser las reglas de juego o las normas a seguir para los futuros empleados.

¿Qué políticas no deben faltar en un Manual del Empleado? 

Algunas de las políticas que no deben faltar en un Manual del Empleado son:

• Igualdad de oportunidades en el empleo
• Hostigamiento Sexual
• Protocolo de Violencia Doméstica

¿Como ayuda a la empresa un Manual del Empleado en los procesos de disciplina? 

Como bien decíamos anteriormente, es en el Manual del Empleado donde se establecen las reglas de juego para todos los empleados de la empresa. Es una guía para operar el negocio y administrar los recursos humanos. Le ayuda además a establecer cuáles serán los procesos disciplinarios y a evitar acciones legales como despidos injustificados, posibles querellas de discrimen y hostigamiento sexual. Es importante que la empresa pueda tener un manual que se ajuste a las particularidades de su tipo de negocio o industria, por lo tanto, debe ser preparado por un abogado laboral o un consultor de recursos humanos con experiencia probada.

Errores que debe evitar al diseñar un Manual de Empleados

• Copiar el manual de otra empresa-Primeramente, los documentos oficiales de una empresa pueden tener derechos de autor. Además, cada empresa tiene normas y políticas que son muy específicas o particulares de su tipo de negocio, cultura organizacional o industria. Si usted copia y pega como el papagayo puede estar otorgando incluso beneficios que no le corresponden o negando derechos establecidos en ley.

• Si contrata personal externo para el desarrollo del manual asegure de verificar su experiencia-En el pasado, hemos tenido clientes que nos llaman para revisar sus manuales que supuestamente fueron hecho por “expertos”, hemos encontrado que en muchos casos los supuestos “expertos” han puesto en riesgo a la empresa con normas que no son conforme a derechos establecidos constitucionalmente o por legislación.

• No compre plantillas de manual pre hechas por Internet- Existen varias páginas de Internet que venden “manuales ya listos" a precios nada racionales. El problema está en que, si usted no tiene el conocimiento de legislación laboral para editar y añadir normas que pueda necesitar adicionales puede estar en incumplimiento. Esos manuales no están adaptados a la realidad de su negocio o industria.

Para más información sobre los servicios de desarrollo de Manuales de Recursos Humanos puede comunicarse al 787-909-0873.

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Manual del Empleado

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Bono de Navidad: Requisitos y disposiciones 2015

Como todos los años, nuevamente se acerca el momento de cumplir con la responsabilidad patronal del Bono de Navidad. A continuación algunos detalles sobre el mismo.

Empleados con derecho a bono de Navidad

Ley Núm. 148 del 30 de Junio de 1969, según enmendada, mejor conocida como  Ley de Bono de Navidad establece como requisitos para ser elegible a recibir el bono de Navidad lo siguiente:

•             Haber trabajado dentro del periodo de doce (12) meses, comprendido desde el 1ro de octubre de cualquier año hasta el 30 de septiembre del año natural subsiguiente. Ejemplo: Si consideramos que estamos en el año 2015 el periodo que vamos a considerar para el pago de bono este año es 1ro de octubre de 2014 hasta el 30 de septiembre de 2015

•             Si trabajo dentro de ese periodo debe haber trabajado setecientas (700) horas o más. Si no llego a las setecientas (700) horas no tiene derecho al bono

•             Empleados que ya no trabajan para la empresa pero cumplen con los dos puntos anteriores tienen derecho a su Bono de Navidad

•             Se deberán contar aquellas horas trabajadas para un mismo patrono, aunque los servicios se hayan prestado en diferentes negocios, industrias, y otras actividades de ese patrono

Responsabilidad del patrono

Patronos con quince (15) empleados o menos- Todo patrono que emplee quince (15) empleados o menos concederá un bono equivalente al 3% del total del salario hasta un máximo de diez mil (10,000) dólares para el bono que se concederá en el año 2015. En total $300.00

Patronos con dieciséis  (16) empleados o más- Todo patrono que emplee dieciséis  (16) empleados o más concederá un bono equivalente al 6% del total del salario hasta un máximo de diez mil (10,000) dólares para el bono que se concederá en el año 2015. En total $600.00.

La ley además establece que el total de las cantidades pagadas por concepto de dicho bono no excederán el 15% de las ganancias netas anuales del patrono, habidas dentro del período comprendido desde el 30 de septiembre del año anterior hasta el 30 de septiembre del año a que corresponda el bono.

¿Cuándo debemos pagar el Bono de Navidad?

La ley establece que el Bono de Navidad se pagara no antes del día 1ro ni después del 15 de cada mes de diciembre excepto en aquellos casos en que el patrono y sus empleados de mutuo acuerdo convengan en otra fecha.

Penalidades al patrono que incumple

Si el pago no se efectúa en la forma y dentro del término ya indicado, o en la fecha en que convengan el patrono y sus empleados, el patrono vendrá obligado a pagar, en adición a dicho bono, una suma igual a la mitad del bono en concepto de compensación adicional cuando el pago se haya efectuado dentro de los primeros seis (6) meses de su incumplimiento. Si tardare más de seis (6) meses en efectuar el pago el patrono vendrá obligado a pagar otra suma igual a dicho bono, como compensación adicional.

¿Puede un patrono eximirse del pago de Bono de Navidad?

La respuesta es sí. Para que el patrono pueda acoger a la disposición de la Ley que lo exime de pagar en su totalidad o en parte el bono que allí se establece cuando no ha obtenido ganancias en su negocio, industria, comercio o empresa o cuando éstas resultan insuficientes para cubrir la totalidad del bono, sin exceder el límite de 15% de las ganancias netas anuales, deberá someter al Secretario del Trabajo y Recursos Humanos, no más tarde del 30 de noviembre de cada año, un estado de situación y de ganancias y pérdidas del período de doce (12) meses comprendidos desde el primero de octubre del año anterior hasta el treinta de septiembre del año corriente, debidamente certificado par un contador público autorizado, que evidencie dicha situación económica. Si el patrono no somete la información requerida por el Secretario del Trabajo y Recursos Humanos antes de la fecha señalada vendrá obligado a pagar el bono en su totalidad según establece la Ley.  Sepa que el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos realizará una intervención en sus libros contables para validar los datos.

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Violencia Doméstica en el Empleo: ¿Esta su empresa preparada para atender una situación así?

En días recientes hemos visto lamentablemente casos de Violencia Doméstica que han impactado grandemente a nuestro país. La Violencia Doméstica no discrimina por género, raza, color o clase social. Puede darse en cualquier ámbito y claramente esto incluye el área de empleo.Como patrono, toda empresa esta obligada a garantizar la seguridad e integridad de sus empleados.

Es por esto que se creó la Ley Núm. 217 del 29 de septiembre de 2006, mejor conocida como la Ley del Protocolo sobre Manejo de Violencia Doméstica en el Empleo. La misma indica que toda agencia, departamento, oficina o lugar de trabajo del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y el sector privado debe implantar un Protocolo para manejar situaciones de violencia doméstica en lugares de trabajo o empleo.

Todo Protocolo sobre Manejo de Violencia Doméstica en el Empleo debe indicar los siguientes pasos:

*Presentación de la Política Pública o Institucional
*Miembros de la agencia, empresa o municipio que formaran parte del Comité para el manejo con situaciones de violencia doméstica en el lugar de trabajo
*Estrategias que se utilizarán para dar a conocer la política pública o institucional a todo el personal
*Plan de Seguridad de la agencia, empresa o municipio
*Plan de Orientación y Educación
*Plan para el Manejo de Casos Individuales

La Oficina de Procuradora de las Mujeres posee un listado de todas aquellas agencias que poseen servicio de apoyo a las víctimas y/o sobrevivientes de violencia doméstica. Es de suma importancia que todas y cada una de las agencias, empresas o municipios cumplan con este requisito de ley que apoya al gobierno en su lucha contra la violencia doméstica. OSHA tendrá a su cargo el velar porque se cumpla por este requisito (y puede imponerle a su empresa multas de hasta $1,000.00) así que cumplamos nuestra responsabilidad en nombre de todas aquellas que han fallecido por la falta de una acción inmediata ante los hechos.

Si su empresa aun no cuenta con un Protocolo de Violencia Doméstica y no ha adiestrado a su personal como requiere la ley, nosotros podemos ayudarle. Para mas información puede llamarnos al 787-909-0873  o escribirnos a e.jimenez@recursoshumanospr.net

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Empowerment: La receta mágica

Empowerment: La receta mágica
Por: Prof. Elsie Y. Jiménez Galarza

Es mucho lo que como empresarios, administradores  y profesionales de recursos humanos escuchamos sobre el “Empowerment” o la atribución de facultades de decisión en la empresa. De hecho, recibo por lo menos 3 llamadas al mes sobre empresas que solicitan nuestros servicios para “Apoderar” a sus empleados. Ha sido difícil explicarles que no algo que pueda resolverse en un seminario.

Muchos supervisores se quejan de que el famoso “Empowerment” no funciona, porque cuando delegan tareas en sus empleados que implican la toma de decisiones no pueden realizarlas de la forma más efectiva. Y tengo que decir que en la mayoría de los casos las “fallas” son más culpa del supervisor que del empleado.

Pero, ¿Qué es la atribución de facultades de decisión en la empresa? En definición el “Empowerment” (la atribución de facultades de decisión) se refiere a cualquier proceso que otorgue una mayor autonomía de gestión a los empleados mediante la entrega de información pertinente y de control sobre factores que afectan el desempeño en el trabajo. (Ford & Fottler, 1995)

Entonces, ¿Qué tenemos que hacer como supervisores, gerentes, dueños de empresas para que nuestro personal pueda cumplir de forma exitosa las tareas y actividades que les designamos? ¿Por qué fallan nuestras estrategias? ¿Cuál es la receta mágica? Aquí vamos…

1.      Ayude a los empleados a alcanzar el dominio de su trabajo, es decir; adiestrarlos bien, enséñeles la tarea de la forma correcta. Si adiestramos con ajoro, a la carrera o el que adiestra no está capacitado para enseñar y transmitir su conocimiento el resultado no será bueno.

2.      Permítales más control dando mayor libertad de acción sobre su trabajo, para después hacerlos responsables de los resultados. Si está bien adiestrado y capacitado no tendrá que estar detrás de su empleado día con día, pero recuerde, el aprendizaje implica cometer errores y aprender de ellos. No forme una cacería de brujas cada vez que alguien se equivoca o nadie se comprometerá a tomar decisiones.  

3.      Presénteles modelos de roles exitosos. Estos pueden ser otros empleados que han tenido éxito en su desempeño y sirva usted mismo de modelo.

4.      Use el refuerzo social y la persuasión. Como supervisor usted debe darles reconocimiento, estímulo y retroalimentación a sus empleados con  el propósito de elevar su confianza.

5.      Ofrezca apoyo emocional. Cuando aprendemos tareas nuevas y sabemos que seremos responsables por los resultados nos sentimos tensos y ansiosos de como saldrán las cosas, de que el jefe me va a decir, como va a reaccionar etc.  Demuestre su interese sincero de ayudarles a crecer y su empresa crecerá.

Ahora bien…. Es importante saber qué cosas pueden arruinar esta estrategia:

-No le reste autoridad a sus empleados por tonterías, si usted los ha facultado para tomar decisiones ensénelos a analizar los resultados positivos o negativos de las mismas.

-Para corregir y adiestrar no es necesario ofender ni humillar a sus empleados, trátelos con respeto y de forma constructiva.   

-Tome el tiempo necesario para orientar, adiestrar y explicar que tareas realizara el empleado, que decisiones debe tomar y las implicaciones de todo esto.

-Reconozca los logros de sus empleados con retroalimentación, no siempre tenemos que pensar en dinero para reconocer una buena labor.

Recuerde que en la medida en que sus empleados sean exitosos su empresa lo será también.

  

La autora es consultora de recursos humanos y administración para pequeñas y medianas empresas y profesora de Gerencia y Liderazgo Organizacional en la Universidad de Phoenix en el campus de Guaynabo Puerto Rico.

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El síndrome del dueño

Durante los últimos casi cinco años como consultora independiente, para pequeñas y medianas empresas, una de las situaciones más recurrentes en mis auditorias es el famoso “síndrome del dueño”. Todos los emprendedores que hemos tenido un negocio en crecimiento tenemos una alta tendencia a padecer del mismo mal QUERER CONTROLARLO TODO, ESTAR A CARGO DE TODO Y TERMINAR HACIENDOLO TODO.

Esa descripción es lo mismo que el famoso “Micro Managing” o un estilo gerencial en el cual el gerente/administrador/dueño intenta controlar el todo de su operación y/o las actividades asignadas a los subordinados.

Las cinco frases que nos dan una pista de este síndrome son:

· Prefiero hacerlo yo
· No se puede confiar en los empleados
· Nada como hacerlo uno mismo
· Yo soy el dueño y yo sí sé de esto
· Siempre lo hacen mal

Pero, ¿Realmente se puede cambiar esto? ¿Se puede curar este mal? ¿Podemos los empresarios cambiar los resultados que antes ya hemos obtenido? Veamos…

Prefiero hacerlo yo

Ciertamente como empresarios nada sería más gratificante que hacer todas las tareas que requiere la operación, pero siendo francos ¡Somos Humanos! Mientras más tiempo pasamos como empresarios en la operación menos participamos de las estrategia, y es la estrategia la que le dará dirección y crecimiento al negocio. Así que aunque a veces usted prefiere hacerlo usted piense donde son más útiles sus habilidades.

No se puede confiar en los empleados

En realidad en el mundo en que nos ha tocado vivir se puede confiar en unos pocos, pero si no se puede confiar en los empleados ¿Para que los hemos contratado? ¿Es acaso que usted ha hecho una mala selección al reclutar? ¿Tenía la estructura y procesos necesarios para tener empleados?

Nada como hacerlo uno mismo

Cuando tenemos un negocio que nos apasiona, hacer las tareas nosotros mismos siempre será una gratificación pero, nuevamente, si siempre nos dedicamos a lo mismo, a lo mínimo nuestra empresa no tendrá espacio para crecer y perdemos la capacidad de adaptarnos a un ambiente de negocios tan cambiante.

Yo soy el dueño y yo sí sé de esto

Muy probablemente, usted como emprendedor tiene destrezas y habilidades muy importantes para su negocio. Probablemente tenga mucha experiencia en su industria, pero ojo avizor, eso no significa que los empleados no puedan tener habilidades tan buenas como las suyas, o ideas tan innovadoras como para opacar las suyas. Frase como “aquí las cosas se hacen así” o “siempre lo hemos hecho así” no lo acercan a la innovación y a la creatividad. De oportunidad a sus empleados y aquellos que realmente están comprometidos aportaran.

Siempre lo hacen mal

Un empleado puede hacer las tareas mal por puro gusto, por falta de destrezas o por falta de conocimientos. Un empleado puede hacer las cosas mal, pero si todos los empleados hacen todo mal el problema está en el proceso de adiestramiento y en el recurso. Y muchas veces es el mismo dueño quien adiestra. Recuerde que mientras más veces se realiza una tarea, cada vez se realizara con más rapidez y con mayor eficacia.

¿Se siente identificado con este síndrome? No se preocupes, este si tiene cura, siempre hay camino por recorrer y cosas nueva por aprender.

La autora tiene más de 12 años de experiencia en recursos humanos. Es miembro de la facultad de Administración de Empresas en la escual de negocios de University of Phoenix en Puerto Rico y ofrece cursos a nivel Graduado. Posee un Bachillerato en Gerencia y Maestría en Administración de Empresas ambos de la Universidad Politécnica de Puerto Rico. Actualmente, cursa estudios doctorales con miras a un DBA en Gerencia de la Universidad del Turabo. Se desempeña además, como consultora independiente para micro, pequeños y medianos comerciantes en las áreas de administración y recursos humanos.

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