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sábado, 23 de enero de 2010

Formulario I9



Cuando se trata del proceso de contratación de un empleado, los patronos ya saben que hay varios documentos que son requisito de ley completar. Uno de esos documentos, y de paso el que mas dudas crea en los patronos es el Formulario I9.

¿Por que el formulario I9?

Tanto las leyes federales como estatales prohíben el discrimen a cualquier individuo (con excepción de un extranjero no autorizado a trabajar en los E.U.A.) al contratar, despedir y reclutar debido al origen del individuo o su ciudadanía. Es ilegal discriminar a cualquier individuo elegible para trabajar. Los patronos NO PUEDEN especificar que documento(s) aceptarán de un empleado. Es precisamente por eso que todo empleado nuevo debe completar el formulario I9. El propósito de este formulario es documentar que cada empleado nuevo (ciudadano o no ciudadano) contratado después del 6 de noviembre de 1986 está autorizado a trabajar en los Estados Unidos y Puerto Rico. El formulario I9 especifica que documentos se pueden aceptar para asegurarnos tanto de la identidad como de la elegibilidad para trabajar de un empleado, uniformando así los documentos que los patronos pueden solicitar a los candidatos a empleo.

¿Cuanto cuesta el formulario I9?

Este documento es gratuito y esta disponible a través de la página web de la Agencia Federal de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos en la siguiente dirección: http://www.uscis.gov/files/form/i-9_spanish.pdf

Este documento esta disponible en español e ingles y es revisado por la Agencia Federal de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos cada cierto tiempo, por ejemplo, la I9 disponible actualmente tendrá un nuevo formato para el año 2012.

¿Se puede fotocopiar el formulario I9?

Una copia en blanco del Formulario I-9 puede ser reproducida, siempre y cuando ambos lados sean copiados. Las instrucciones deben estar disponibles a todo empleado que llene este formulario.

¿Por cuánto tiempo el patrono tiene que conservar el formulario I9 de sus empleados?

Los patronos deben conservar los formularios I-9 completos por tres (3) años después de la fecha inicial de empleo o un año después de la fecha en que el empleo termine, lo que sea más tarde. El Formulario I-9 puede ser firmado y guardado electrónicamente, según lo autorizado en la reglamentación 8 CFR § 274a.2 del Departamento de Seguridad Nacional.

*Información provista por la Agencia Federal de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos

Acción Afirmativa



El Programa de Acción Afirmativa (AAP) es un mecanismo gerencial diseñado para asegurar la Igualdad de Oportunidad en el Empleo. Exige a los patronos para que éstos tomen acciones afirmativas para emplear mujeres y a personas pertenecientes a grupos minoritarios y protegidos por la ley.

La Orden Ejecutiva 11246 (1965) -Enmendada por la OE 11375- prohíbe a los contratistas y sub-contratistas (productos y servicios) del Gobierno Federal, la discriminación por raza, color, religión, sexo u origen nacional en el empleo.

El AAP incluye programas de acción de buena fe, afirmativos y “proactivos”, orientados a reflejar el mercado. Son pasos y recomendaciones a seguir para corregir áreas de sub-utilización de los grupos minoritarios y protegidos por la ley.

¿Qué patronos pueden estar obligados por ley a mantener un Programa de Acción Afirmativa?

Patronos que tengan contratos y sub-contratos (contratos con empresas que a su vez tiene contratos con el Gobierno Federal) para la entrega de suministros o servicios y que tengan 50 ó más empleados y;

-Si el patrono tiene contratos de $10,000.0 ó más con el gobierno federal,
-Si el patrono es depositario de Fondos Federales en cualquier cantidad,
-Si el patrono es una Institución Financiera que funge como agente pagador o emisor de Bonos y
Notas de Ahorros de los Estados Unidos de América (US Savings Bonds and Savings Notes) en cualquier cantidad

Típicamente empresas como Universidades, Hospitales, Bancos, Cooperativas, Empresas Privadas de Servicios o Productos deben cumplir con esta ley. El AAP es un requerimiento de cumplimiento a las leyes federales que puede resultar en la terminación del contrato de la empresa, penalidades y multas tanto para contratistas como para sub-contratistas.

Si usted es un patrono y no sabe si esta ley le aplica a usted puede llamar a la Oficina de Puerto Rico del EEOC al 1-800-669-4000 para orientación.

Human Resources Professional Consulting oferece este y otros servicios en el área de Recursos Humanos para mas información puede contactarnos al 787-909-0873.

*Este escrito es una colaboración del Sr. Francisco Santa, Presidente de VASA Consulting Group y de la Prof. Elsie Y. Jiménez Galarza, Presidente de Human Resources Professional Consulting.